Gestores e servidores públicos, especialmente aqueles diretamente envolvidos no arquivamento, gestão e pesquisa de documentos públicos.
O artigo 1º da Lei 8.159 / 91 institui que "É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação."
Neste sentido, é fundamental destacar a importância dos documentos públicos serem armazenados em local onde há total segurança e garantia de acesso remoto, possibilitando assim a efetivação de gestões mais organizadas e mais transparentes, especialmente no que tange ao aperfeiçoamento dos processos e procedimentos de suas atividades de arquivo e organização de documentos.
Assim, por meio desta expansão tecnológica, promove-se a melhoria significativa da gestão documental e da qualidade na busca de informações, contribuindo efetivamente para o fortalecimento da democracia participativa.
1. Instruções Básicas do Archive para Entidade
- Criação da Comissão Especial de Avaliação de Documentos Correntes de Prestação de Contas;
- Termo de Gestor;
- Recursos humanos necessários;
- Recursos tecnológicos necessários;
- Características do Data Center da ATM.
2. Digitalizando documentos
- Diferença entre documento nascido eletronicamente e documento digitalizado;
- Preparação física dos documentos para serem digitalizados;
- Cuidados básicos com os documentos;
- Tipos de Scanners e suas principais diferenças;
- Como planejar um bureau de digitalização;
- Digitalizando (cuidados com a qualidade e o tamanho do documento).
3. Gestor do Archive
- Termo de Gestor;
- Importância do Gestor no sistema Archive;
- Diferenças entre os tipos de usuários do sistema;
- Configurações do Archive;
- Cadastro de Usuários;
- Cadastro de Veículos de Publicação;
- Cadastro de Secretarias.
4. Configurações, Cadastrando e listando documentos
Etapa 1
- Como acessar o Archive;
- A importância da senha individual de cada usuário;
- Procedimento para trocar a senha;
- Procedimento para recuperar a senha em caso de esquecimento.
Etapa 2
- Apresentação de cada módulo do sistema;
- Cadastro de pelo menos um tipo de documento em cada módulo explicando passo a passo cada campo;
- Envio de documentos em lote;
- Como pesquisar documentos no Archive: Importância do perfeito preenchimento dos campos;
- Recursos disponíveis (exemplo: envio do documento por e-mail);
- Estatísticas do sistema.